Por: Lina González Sánchez 

Pulpo WMS optimiza los procesos de almacenamiento y control de inventario de su bodega, al disminuir hasta en un 50% los costos de gestión y reducir cerca del 99% los errores. En este artículo le contamos cómo mejorar las tareas que se realizan en su almacén.
Existen múltiples software que brindan a los almacenes la capacidad de organizar inventarios, la entrada y despacho óptimo de mercancías, la división de tareas, la distribución de productos y colaboradores, la gestión de clientes, etc., pero estos procesos no los realiza el mismo programa simultáneamente. Para controlar las labores de gestión de inventarios y el movimiento en bodega de forma eficaz se diseñaron los WMS (sigla en inglés que traduce ‘sistema de gestión de almacenes’), capaces de manejar diferentes recursos y procesos (suministro, almacenamiento y distribución) en tiempo real. Un ejemplo de ello es Pulpo WMS, un programa reciente que en su primera versión era completamente SaaS (software as a service), disponible en la nube, mientras su segunda versión es complementaria con dispositivos Android.

De este modo, Pulpo WMS se caracteriza por ser una herramienta que incrementa de dos a tres veces la rapidez de la gestión en bodega, maneja entre 10 y 10.000 referencias de productos y asegura la eliminación de errores hasta en un 99%, todo lo cual permite bajar costos de almacenamiento en un 50%, con lo relativo a equipos tecnológicos y personal. Además, tiene la ventaja de estar disponible en la nube, por lo que se calcula una inversión menor a 50.000 dólares en su implementación.
NO REQUIERE PERSONAL ESPECIALIZADO
Thomas Kircheis, CEO de PTK SAS, destaca la baja complejidad de Pulpo WMS, de manera que cualquier persona puede operarlo. Durante su desarrollo se pensó en usuarios que, con mínimas instrucciones en el momento justo, lo manejen en las diferentes fases de almacenamiento. Por tanto, no es necesaria una amplia capacitación del personal en bodega para su aprovechamiento.
Según Kircheis, algunos de los principales procesos que optimiza este WMS son los siguientes:
Control de calidad de mercancías entrantes: permite aceptar o rechazar fácilmente los artículos para hacer procesos de devolución o almacenamiento.
‘Picking’ & ‘split-pickings’ con rutas optimizadas: es posible dividir un pedido grande entre varios miembros del personal o asignar usuarios específicos a una tarea cuando ese trabajo parece ser demasiado para un solo operario.
Gestión de proveedores y distribuidores: facilita que el personal conozca los productos que ingresarán mediante la información que ya tiene el programa o que puede recibir desde su ERP (en español, ‘planificación de recursos empresariales’).
Gestión de clientes: maneja detalles específicos de los clientes, de modo que usted no necesita conectar el módulo Pulpo WMS a un sistema secundario para la gestión de su almacén, o a un sistema ERP.
‘Cross-docking’ flexible: incrementa la eficiencia en el área de cross-docking (muelles cruzados) y facilita la disposición de otro espacio, en caso de que deba despachar con rapidez la mercancía recibida, para aumentar temporalmente la capacidad de almacenamiento.
Almacenamiento inteligente: sugiere posiciones para la óptima ubicación de su mercancía (dependiendo de la demanda y volumen), de manera que su personal puede concentrarse en realizar las labores de la mejor manera.
Personalización de almacenamiento mediante etiquetas: gestiona etiquetas inteligentes que le permiten crear sus propias reglas para posicionar los productos y decidir qué perfil/ usuario puede acceder a ellos, o dónde deben guardarse.
API para conectar con ERP, CRM o B2B: integra sin problema su software empresarial (sistemas de TI o sistemas de terceros) a través de la API (sigla en inglés que traduce ‘interfaz de programación de aplicaciones’) que Pulpo WMS dispone.
Funcionalidad 3PL (tercera parte logística): deja que terceros (clientes) envíen órdenes directamente a Pulpo WMS o las den a sus propios usuarios, sin que innumerables correos medien en el proceso de almacenamiento.
Inventarios completos o parciales: permite planificar, por medio del módulo, inventarios completos o crear tareas de conteo individuales, con el fin de comprobar productos o posiciones que aseguren una alta disponibilidad a los clientes.
Reposición automática: asegura que los productos de alta demanda se provean de manera continua en posiciones de picking adecuadas para hacer más eficiente el proceso de almacenamiento, distribución y envío, pues al alcanzar un límite inferior de inventario, el WMS activa automáticamente alarmas de reabastecimientos.
Módulo de configuración del almacén: define a un par de clics de distancia el diseño, las estanterías y las posiciones del almacén. Es un módulo que está en proceso de ser patentado.
Informes y análisis: genera análisis cuantitativos con mayor eficiencia y mejora el portafolio de productos, frente al cual es posible tomar decisiones acertadas, basadas en la rotación de los productos, los pronósticos de la demanda y la productividad de los procesos.
TENGA EN CUENTA
Por otro lado, debe observar que, al implementar la plataforma, esta incluye ciertos requerimientos y necesita determinada información para gestionar de manera eficiente los procesos y funciones mencionados. Sin embargo, el hecho de que el programa facilite la integración de sistemas empresariales de información o conexión a ERP ofrece muchas ventajas, pues deja que Pulpo WMS conozca en buena medida los procesos que se llevan a cabo.
Ahora bien, no todo puede depender del programa; también debe tener en cuenta estas cinco recomendaciones de Pulpo WMS en el momento de su implementación:

  1. Cargue la bodega dentro de Pulpo WMS.
  2. Cargue sus productos dentro de la plataforma.
  3. Defina roles y responsabilidades.
  4. Realice pruebas.
  5. Haga un inventario y continúe la producción.
Siguiendo estos consejos para aprovechar el programa en su almacén (a propósito, tarda un mes en ser adaptado), el WMS “asegura un rápido incremento −del 3% al 10%− en el margen neto de su compañía, y por eso los clientes reciben su inversión antes del primer año”, señala Thomas Kircheis

DISPOSITIVOS ANDROID EN SU GESTIÓN
Uno de los factores destacados de este programa en su versión 2.0 es la posibilidad de conexión a dispositivos económicos Android e UI profesional (‘interfaz de usuario’), los cuales son menos costosos que las computadoras corrientes de los almacenes, son más flexibles, funcionales y fáciles de integrar. Kircheis menciona que “estos equipos requieren conexión a internet con cobertura en toda la bodega y cuando se cae la red, no importa, porque los usuarios están utilizando teléfonos Android que se pueden conectar a su tarjeta SIM para que el sistema pueda integrar a clientes o proveedores, eliminando montones de trabajo manual”.
Por ende, la integración de los equipos tecnológicos al proceso de gestión permite enviar y recibir información en tiempo real, de modo que puede conocer los detalles de la llegada de mercancía, del personal o usuario encargado de recibirla y almacenarla, de la maquinaria requerida para ser movilizada (teniendo en cuenta su forma y tamaño), la ruta que el personal debe tomar dentro del almacén, dónde será ubicada (dependiendo de su volumen y demanda). Además, los dispositivos están conectados a impresoras para generar los rótulos y etiquetas que se pondrán en los productos.

Adicionalmente a los equipos tecnológicos, es posible integrar escáneres de Bluetooth para desarrollar mejor las tareas dentro del almacén, ya que permite escanear las mercancías para revisar su información y requerimientos.